De input van de data op gebied van kwaliteit is velerlei. Het kan gaan om klachten, observaties, aantal trainingen, allerhande meetresultaten, enz.

Op basis van het kwaliteitsmanagement principe 'besluitvorming op basis van feiten, zal informatie worden opgevolgd. De informatie die wordt opgevolgd wordt een indicator genoemd, belangrijke informatie om beslissingen te nemen noemt men in het Engels 'key performance indicators' of KPI's. Deze KPI's zijn voor je belangrijk om een inzicht te hebben hoe de situatie op gebied van kwaliteit ervoor staat in je praktijk.

Vooreerst moeten in de Planfase een voldoende aantal kwaliteitsindicatoren worden gekozen, afhankelijk van de grootte van de organisatie en de risico's eigen aan de activiteiten. Deze indicatoren moeten in verband staan met het kwaliteitsbeleid en de doelstellingen.

In de Do-fase wordt de informatie verzameld, geanalyseerd, geëvalueerd en in- en extern gerapporteerd.

Periodiek moeten de bestaande indicatoren worden beoordeeld op hun geschiktheid (Checkfase) en aangepast indien nodig (Actfase).

Zaken die kunnen worden bekeken zijn:
- Verandering in wettelijk eisen
- Kosten versus opbrengsten
- Verbetering bij het behalen van de doelstellingen
- -Informatie van belanghebbenden
- Verbetering bij de kwaliteitsprestaties, inclusief benchmarking

Er zijn een aantal processen en/of KPI's, die je jaarlijks moet evaluaren, te weten:
- Klanttevredenheid
- Leveranciersbeoordelijng
- Resultaten en/of afwijkingen externe audit
- Directiebeoordeling oftewel managementreview

In onderstaande paragrafen zstaan standaard tekstsen. Deze teksten moete je zelf aanpassen naar je eigen situatie en zal uiteindelijk onderdeel worden van je kwaliteitshandboek.

Let op !! Het is VERPLICHT jaarlijks een directieboordeling oftewel managementreview uitvoeren. Hiervoor is een voorbeeld ter beschikking.