Wat is een SWOT-analyse of te wel een Sterkte/ Zwakte analyse?
Een SWOT analyse is een hulpmiddel om te bepalen waar je sterkte, zwakte, kansen en bedreigingen liggen met betrekking tot je praktijk.
Sterkte en zwakte heeft betrekking op je interne praktijk/ eigen organisatie. Dus een interne analyse.
|
STERKTES Waar ben je goed in? Wat loopt goed?
Voorbeeld: Ik ben sterk in mijn werk Ik kan goed de rust bewaren als er emoties spelen in mijn praktijk
|
ZWAKTES Waar ben je niet goed in? Wat werkt niet? Wat kan beter?
Voorbeeld: Ik ben ZZP’er Ik heb moeite met de administratie |
De kansen en bedreigingen hebben betrekking op de invloeden van buitenaf op je praktijk.
|
KANSEN Welke kansen zie je door externe ontwikkelingen? Voorbeeld: Je hebt kennis van wet- en regelgeving |
BEDREIGINGEN Welke bedreigingen zie je voor je praktijk? Zijn er veranderingen in onze omgeving die kunnen leiden tot een bedreiging als je niets doet?
|
Wat is een risico analyse?
Met een risico analyse breng je in kaart wat de mogelijke risico’s voor je praktijk kunnen zijn.
Een risico kan zijn dat er in jouw regio meerdere hulpverleners zijn die dezelfde behandeling bieden. Dit is een risico voor je inkomsten en kan een hoge impact op jou en je praktijk hebben. Je actie zou kunnen zijn dat je gaat adverteren.
Met een kansen analyse breng je in kaart welke kansen er zijn voor je praktijk.
Een kans kan zijn dat je voldoet aan de wet- en regelgeving waardoor je lid kunt zijn van een beroepsvereniging en daardoor een erkenning krijgt vanuit de zorgverzekeraar.
Wat wordt bedoeld met leveranciers?
Iedereen die jou een dienst verleend of van wie jij diensten afneemt is een leverancier. Voorbeelden van leveranciers kunnen zijn: de website designer, de persoon die zorgt voor de dossiervorming, de digitale veiligheid of het bedrijf dat jou de hulpmiddelen voor je behandeling levert.
Wat is een KPI?
Key Performance Indicators (KPI's) voor een zelfstandige in een praktijk kunnen variëren afhankelijk van het type praktijk (bijvoorbeeld medisch, juridisch, consultancy, enz.), de specifieke doelen en prioriteiten van de praktijk, en de sector waarin de praktijk actief is. Een KPI is altijd toekomst gericht. Wat wil je bereiken in de toekomst. Hier zijn enkele algemene KPI's die relevant kunnen zijn voor een zelfstandige in een praktijk:
- Omzet: Meet de totale inkomsten die de praktijk genereert. Dit is een fundamentele KPI voor financiële gezondheid.
- Winstmarge: Bereken het percentage van de omzet dat overblijft als winst na aftrek van kosten. Het geeft inzicht in de winstgevendheid van de praktijk.
- Klanttevredenheidsscore: Verzamel feedback van cliënten of patiënten om de tevredenheid te meten. Dit kan worden gemeten via enquêtes, beoordelingen of directe feedback.
- Aantal nieuwe cliënten/patiënten: Houd bij hoeveel nieuwe cliënten of patiënten de praktijk aantrekt. Dit kan de groei van de praktijk aangeven.
- Herhaalbezoeken of herhaalopdrachten: Meet hoe vaak bestaande cliënten of patiënten terugkeren. Dit kan wijzen op klantloyaliteit.
- Afsprakenplanning en bezettingsgraad: Monitor de efficiëntie van de agenda door te kijken naar het aantal geplande afspraken en de bezettingsgraad van de beschikbare tijd.
- Gemiddelde factuurwaarde: Bepaal het gemiddelde bedrag dat een cliënt of patiënt uitgeeft bij elke interactie met de praktijk.
- Kostenbeheer: Houd de operationele kosten van de praktijk in de gaten en zorg ervoor dat ze onder controle blijven.
- Cashflow: Volg de inkomsten en uitgaven om ervoor te zorgen dat er voldoende liquiditeit is om de bedrijfsvoering te ondersteunen.
- Afspraken op tijd nakomen: Meet hoe goed afspraken worden nagekomen, aangezien vertragingen de efficiëntie kunnen verminderen en de klanttevredenheid kunnen beïnvloeden.
- Wachttijd: Monitor de tijd die cliënten of patiënten moeten wachten voordat ze worden bediend, omdat dit de klantervaring kan beïnvloeden.
- Marktaandeel: Als relevant voor uw praktijk, meet hoe groot uw deel is van de totale markt in uw branche of regio.
Wat is een audit?
Een audit is een controle die wordt uitgevoerd door een auditor.
Deze controle wordt jaarlijks uitgevoerd. Er wordt gestart met een externe controle waarbij je contact hebt met een auditor. Daarna volgen er 2 jaar waarin alleen een “papieren” interne controle plaatsvindt van je ingevulde KMS. Dit is een cyclisch proces van 3 jaar.
Door middel van een audit stelt de auditor vast of de processen binnen je praktijk voldoen aan de gestelde doelen die zijn vastgesteld door de praktijk voerende of door externe partijen.
Audits maken het mogelijk om te controleren wat het effect is van een handeling binnen je bedrijf en zijn een controlemiddel waarmee je kunt zien of je je doelen behaald hebt.
Een externe Kiwa audit wordt uitgevoerd door een auditor van Kiwa als je een premium KMS hebt. De auditor van de Kiwa komt fysiek in de praktijk op bezoek.
Een externe QiC audit wordt uitgevoerd door een auditor van de NFG als je basis KMS hebt.
Deze audit wordt digitaal via Teams uitgevoerd.
Wat kan ik verwachten bij een audit?
Een auditor geeft geen advies, maar stelt objectief vast of jouw praktijk voldoet aan de gestelde eisen en gemaakte doelen.
Voldoe je aan de gestelde eisen en doelen dan ontvang je een certificaat dat je kunt gebruiken als bewijslast dat je voldoet aan verplichting vanuit de Wtza of bij een aanbesteding in je gemeente vanuit de WMO.
Een externe audit bestaat uit:
Vooronderzoek: De auditor bekijkt vooraf je ingevulde KMS. Is alles ingevuld, is de bijbehorende documentatie geüpload?
Voorbereiding: De auditor beslist op basis van het vooronderzoek wat hij wil bekijken en/of bespreken tijdens de audit. Is er al eens een audit geweest dan worden de resultaten van de deze audit(s) ook bekeken.
Uitvoering:
Tijdens de audit wordt op basis van het kunnen leveren van bewijslast of er wordt voldaan aan de gestelde eisen en doelen. De auditor doet dit aan de hand van een interview, eigen waarnemingen en documenten die hij graag wil zien.
Rapportage:
De bevindingen van de audit worden vastgelegd in een auditverslag. Hierin komen de besproken onderwerpen, belangrijke aandachtspunten en eventuele tekortkomingen te staan.
Opvolging:
Zijn alle bevindingen goed bevonden dan vindt er geen opvolging plaats en ontvang je een certificaat.
Zijn er bevindingen gedaan waarbij er verbetermaatregelen doorgevoerd moeten worden dan wordt dit in de opvolging bekeken. Meestal kan dit gebeuren door het schriftelijk aanleveren van bewijslast, soms gebeurd dit door een herhalingsaudit.
Geldigheidsduur:
Na een audit met minimaal een voldoende wordt er een certificaat uitgegeven. Een QiC kwaliteitsmanagementsysteemcertificaat of een QiC-keurmerk uitgeven door Kiwa is drie jaar geldig, mits je blijft voldoen aan de jaarlijkse controle-audits.
Als binnen deze driejarige cyclus het abonnement wordt opgezegd en de controle-audits (van het eerste en/of tweede jaar na de certificeringsdatum) niet meer worden uitgevoerd, vervalt de geldigheid van het certificaat.
Wat wordt verstaan onder “kostprijs”?
De kostprijs is de prijs die het kost om een product of dienst te maken of leveren.
Als de kosten hoger liggen dan de prijs die betaald moet worden dan zal er verlies gedraaid worden en dat is niet de bedoeling.
Met het berekenen van je kostprijs moet je rekening houden met vaste kosten die je hebt bijvoorbeeld huur praktijkruimte, telefoonkosten enz.
Daarnaast heb je nog te maken met variabele kosten bijvoorbeeld inkoopprijs producten.