Wat is een KMS?

Beter is het eigenlijk om te beginnen met: Wat is een KMS niet? Een KMS is niet een stapel documenten die je, nadat je ze gemaakt hebt, onderin een bureaulade laat belanden. Helaas gaat dat wél zo bij een flink aantal bedrijven. Slechts een keer per jaar schrikt men wakker, want dan komt de audit er weer aan. 

Een KMS is eigenlijk 'het hart 'van je organisatie. Het geeft jou inzichten maar het zorgt er ook voor dat derden, denk maar aan de Rijksoverheid, gemeenten en zorgverzekeraars, een transparante inkijk hoe jij je praktijk runt. Daarmee toon je heel gemakkelijk je professionalisme aan. Het geeft een stuk zekerheid om zaken met jou te doen. 

Een hart klopt. Onophoudelijk. Zo ook je KMS. Door het goed te gebruiken verbeter je continu je bedrijfsprocessen en blijf je monitoren, analyseren en verbeteren. Dit zijn allemaal mooie woorden. Een KMS gaat immers niet alleen om het systeem maar vooral HOE je het systeem in je praktijk gebruikt. 

Een voorbeeld: je hebt een waarnemingsovereenkomst met een andere therapeut gesloten. Die regelt je vervanging als je bijvoorbeeld op vakantie gaat, maar ook bij ziekte of overlijden. Maar hoe weten je naasten c.q. werknemers hoe je waarnemingsovereenkomst eruit ziet? En of dat überhaupt bestaat? De gedachte 'ik vertel het ze' zal op korte termijn werken maar op langere termijn niet. En aangezien je erg druk bent met je praktijk zal dit ook bij jou 'onder de radar' verdwijnen. 

De oplossing is er. Als onderdeel van je KMS kun je een procedure ontwerpen waarbij je één keer per jaar een aantal belangrijke zaken, zoals de waarnemingsovereenkomst, doorloopt en controleert of alle kennis nog wel aanwezig is in je organisatie. Daarmee voorkom je dat er een situatie ontstaat dat de put gedempt wordt als het kalf verdronken is. 

Natuurlijk is het belangrijk dat je een keer per jaar (het liefst vaker) naar je KMS kijkt. Een zekerheid heb je: ons systeem helpt je daarbij en zal je daaraan herinneren! Een jaarlijkse audit maakt onderdeel uit van het systeem. Ook daar hebben we weer vanuit jou positie nagedacht. Slim en goedkoop. We willen je juist niet op kosten jagen.